1. Chức năng:

a) Tham mưu xây dựng và bảo vệ kế hoạch sản xuất của Chi nhánh với cấp trên theo quy định; kế hoạch sản xuất dịch vụ hỗ trợ vận tải; Tham mưu kế hoạch cung ứng vật tư, phụ tùng và tổ chức mua sắm, quản lý, duyệt cấp phát vật tư, phụ tùng, trang thiết bị máy móc, dụng cụ sản xuất, dụng cụ sinh hoạt, trang bị bảo hộ lao động (theo nhiệm vụ cụ thể của Giám đốc giao), dụng cụ phòng chống cháy nổ... phục vụ các nhu cầu sản xuất của Chi nhánh.

b) Quản lý đầu tư: kế hoạch đầu tư mới, cải tạo, nâng cấp tài sản cố định (công trình kiến trúc, máy móc thiết bị…) theo phân cấp.

c) Quản lý sử dụng nhà, đất và tài sản trên đất.

d) Quản lý hồ sơ kỹ thuật điện và xây dựng cơ bản.

e) Tham mưu chỉ đạo công tác sản xuất sửa chữa công nghiệp.

f) Kiểm tra, giám sát và hướng dẫn thực hiện công tác quản lý sử dụng vật tư, phụ tùng của các bộ phận trong Chi nhánh.

g) Tham mưu việc thu hồi vật tư phụ tùng theo quy định của cấp trên, của Ngành và của Chi nhánh.

2. Nhiệm vụ:

2.1. Công tác Kế hoạch:

a) Lập kế hoạch sản xuất và chi phí vận doanh quý, năm; kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa định kỳ toa xe... theo các chỉ tiêu sản phẩm trình Công ty duyệt. Phối hợp cùng các phòng liên quan xây dựng kế hoạch kinh phí khoa học công nghệ, môi trường. Lập dự toán các nhiệm vụ đột xuất Công ty giao (trừ tiền lương), trình duyệt và làm đầy đủ thủ tục thanh toán với cấp trên.

b) Quản lý và kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng quỹ đất, quỹ nhà ở tại các trạm, phân xưởng và cơ quan theo quy định của Chi nhánh, tham mưu cho Giám đốc thực hiện đúng theo pháp luật về nhà đất và nộp thuế đất đối với nhà nước.

c) Tham mưu giao kế hoạch sản xuất công nghiệp hàng tháng theo kế hoạch Công ty giao, các nhiệm vụ sản xuất khác phục vụ vận tải. Đôn đốc chỉ đạo các bộ phận hoàn thành nhiệm vụ, thực hiện mục tiêu Chi nhánh đặt ra trong kỳ kế hoạch.

d) Tổ chức triển khai công tác đầu tư xây dựng cơ bản, nhà xưởng trong năm kế hoạch theo sự phân quyền của cấp trên. Chỉ đạo, giám sát, đôn đốc việc thực hiện công tác duy tu nhà xưởng, điện nước theo kế hoạch và các hư hỏng đột xuất.

e) Chủ trì, phối hợp cùng phòng Kỹ thuật và các bộ phận liên quan xây dựng kế hoạch và thực hiện sửa chữa lớn, thanh lý máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải theo sự phân quyền của cấp trên.

f) Kiểm đếm sản phẩm toa xe sửa chữa nhỏ, sửa chữa lớn, dịch vụ phục vụ cho công tác thanh toán lương sản phẩm trong Chi nhánh. Xác định sản phẩm công đoạn và kế hoạch điều chỉnh chi hàng quý của Chi nhánh trong kỳ thực hiện kế hoạch.

g) Tham mưu ký hợp đồng, thanh toán và thanh lý hợp đồng trông coi bảo vệ toa xe hàng với các đơn vị trong và ngoài ngành đường sắt theo Quyết định số  532/QĐ- ĐS-ĐMTX ngày 22/4/2004 của Tổng Công ty ĐSVN.

h) Thẩm hạch, theo dõi, quản lý chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax…), chi khác đảm bảo chi phí đúng theo quy định và không vượt chi.

i) Lập kế hoạch sản xuất dịch vụ hỗ trợ ngoài vận tải. Tham mưu ký hợp đồng, theo dõi chỉ đạo thực hiện các hợp đồng dịch vụ Giám đốc giao.

k) Hướng dẫn các bộ phận sử dụng vận hành an toàn điện trong toàn Chi nhánh.

2.2. Công tác Vật tư:

a) Lập, trình cấp có thẩm quyền duyệt kế hoạch vật tư, kế hoạch mua sắm theo từng kỳ kế hoạch quý, 6 tháng và năm. kể cả dự kiến nhiệm vụ đột xuất.

b) Tổ chức mua sắm, đặt hàng sản xuất:

- Tham mưu cho Giám đốc:

+ Ký kết các hợp đồng kinh tế cung cấp hàng cho Chi nhánh hoặc tổ chức đấu thầu đối với những lô hàng có giá trị lớn (theo quy định của Nhà nước, của cấp  trên hoặc của Chi nhánh).

+ Mua sắm các loại vật tư, phụ tùng theo kế hoạch đã lập và các trang thiết bị máy móc, dụng cụ sản xuất, sinh hoạt của các bộ phận đã được Giám đốc duyệt hoặc theo các quyết định của cấp trên thông qua Hội đồng mua sắm tài sản của Chi nhánh.

- Đặt các bộ phận sản xuất trong Chi nhánh gia công một số chủng loại phụ tùng, dụng cụ phục vụ nhu cầu sử dụng của Chi nhánh tận dụng tối đa năng lực, nhân lực, máy móc của các bộ phận.

- Theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí được giao quản lý, tham mưu cho lãnh đạo Chi nhánh điều chỉnh chi có hiệu quả.

c) Duyệt cấp phát vật tư, phụ tùng:

Phải luôn nắm vững số lượng, chủng loại, qui cách, chủng loại phụ tùng vật tư có ở trong kho để ký duyệt tài kế cấp phát vật tư phụ tùng theo yêu cầu sản xuất, công tác được kịp thời, theo đúng quy chế quản lý sử dụng tiết kiệm vật tư của Chi nhánh, cụ thể: Hàng mua sắm, cung ứng về phải được kiểm tra đảm bảo tiêu chuẩn, chất lượng, cân, đong, đo, đếm chính xác và phải được nhập kho Chi nhánh.

d) Cùng phòng Tài chính thống kê tổng hợp kinh phí vật tư phụ tùng nhập kho, chủng loại vật tư, phụ tùng mua sắm sử dụng tồn kho hàng tháng, quý và năm.

e) Kiểm tra, giám sát, hướng dẫn việc quản lý và sử dụng vật tư, phụ tùng của các bộ phận nhằm đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm.

f) Tham mưu điều chuyển, xử lý vật tư, phụ tùng tồn kho chậm luân chuyển; lạc hậu kỹ thuật; phân khai các loại phụ tùng, vật tư phế liệu thu hồi tận dụng triệt để các loại có thể phục hồi sửa chữa lại để tiết kiệm giảm giá thành; xây dựng định mức tiêu hao vật tư đối với những sản phẩm mới.

g) Tham gia công tác kiểm kê tài sản của Chi nhánh hiện đang quản lý, sử dụng theo quy định.

3. Quyền hạn:

a) Được thừa lệnh Giám đốc ký các văn bản sao hướng dẫn về nghiệp vụ kế hoạch, công tác nghiệp vụ quản lý sử dụng vật tư.

b) Được quyền yêu cầu các bộ phận, các phòng nghiệp vụ liên quan cung cấp các số liệu, thông tin cần thiết phục vụ cho công tác kế hoạch; công tác quản lý và thanh quyết toán kinh phí vật tư.

c) Ký duyệt tài kế 31 cấp hàng cho các bộ phận. Ngừng cấp vật tư khi các bộ phận không thực hiện đúng các quy định về công tác quản lý vật tư của Chi nhánh và báo cáo Giám đốc hoặc phó Giám đốc phụ trách.

d) Đề xuất khen thưởng hoặc kỷ luật đối với những tập thể, cá nhân có thành tích hoặc vi phạm các quy định về công tác quản lý vật tư, thiết bị, phụ tùng, nhiên liệu...