1. Chức năng:

a) Tham mưu cho Giám đốc về công tác: Tổ chức sản xuất, cán bộ, lao động; quy hoạch đào tạo cán bộ, lao động; công tác thanh tra, pháp chế, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động, kỷ luật lao động; công tác quản lý hành chính quản trị, thi đua tuyên truyền, chính quy văn hoá an toàn; quản lý, khai thác sử dụng tốt phương tiện vận chuyển nội bộ đảm bảo an toàn; công tác quản lý và chăm sóc sức khỏe cán bộ công nhân; công tác quản lý, khai thác website của Chi nhánh,  đảm bảo hoạt động thông suốt và ổn định.

b) Kiểm tra hướng dẫn việc thực hiện các chế độ chính sách liên quan đối với người lao động; việc đảm bảo AT-VSLĐ, an toàn vệ sinh thực phẩm, phòng chống dịch bệnh, phòng chống bệnh nghề nghiệp theo quy định.

2. Nhiệm vụ:

a) Xây dựng phương án tổ chức sản xuất và cơ chế quản lý; tham mưu sắp xếp bố trí, sử dụng hợp lý lực lượng cán bộ và công nhân viên; thực hiện việc quản lý hồ sơ CBCNV theo quy định.

b) Công tác tiền lương và chế độ chính sách:

- Xây dựng kế hoạch tiền lương trên cơ sở kế hoạch sản lượng cấp trên giao hàng năm;

- Xây dựng đơn giá tiền lương thực hiện các nhiệm vụ đột xuất trong vận doanh và dịch vụ hỗ trợ vận tải, chi trả tới CBCNV và bảo vệ với cấp trên;

- Xây dựng các quy chế phân phối tiền lương trong vận doanh và dịch vụ hỗ trợ vận tải;

- Thường trực Hội đồng tư vấn lương sản phẩm. Tham mưu phân phối tiền lương sản phẩm hàng tháng đến các bộ phận;

- Thẩm hạch sản phẩm các trạm KCTX, tổng hợp kết quả sản phẩm chung của Chi nhánh báo cáo trước Hội đồng tư vấn Chi nhánh.

- Thẩm hạch việc phân phối tiền lương đến CBCNV của các bộ phận theo quy chế;

- Tham mưu giải quyết các chế độ chính sách đối với CBCNV theo quy định của pháp luật;

- Tham mưu việc nâng bậc lương đối với CBCNV theo quy định.

c) Xây dựng phương án quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, giáo dục kỹ thuật nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu phát triển sản xuất trước mắt và lâu dài.

d) Công tác bảo hộ lao động:

- Xây dựng kế hoạch BHLĐ năm của Chi nhánh trình  cấp trên xét duyệt theo quy định (kể cả kế hoạch đột xuất). Tham mưu, đôn đốc thực hiện các nội dung kế hoạch đề ra;

- Tổ chức huấn luyện cho người lao động về ATLĐ - BHLĐ theo quy định. Tham gia huấn luyện mạng lưới An toàn Vệ sinh viên;

- Kiểm tra việc thực hiện công tác AT-VSLĐ đối với các bộ phận;

- Tham gia hoặc chủ trì (khi được uỷ quyền) điều tra các vụ TNLĐ xảy ra đối với người lao động ở các bộ phận trong Chi nhánh; hoàn thiện, tham mưu giải quyết, lưu giữ hồ sơ các vụ TNLĐ.

e) Công tác quản lý hành chính:

- Hàng ngày tiếp nhận công văn, công điện cấp trên và các đơn vị khác gửi đến, phân loại trình lãnh đạo Chi nhánh và chuyển công văn đi, đến các bộ phận trong và ngoài Chi nhánh.

- Quản lý, phân loại công văn, giấy tờ lưu trữ theo quy định và yêu cầu của Chi nhánh. Hàng năm phân loại thẩm định các loại công văn còn hiệu lực và tham mưu việc huỷ công văn hết hiệu lực theo quy định quản lý văn bản.

- Cấp giấy đi đường; cấp phiếu mua vé giảm giá và quản lý thẻ công vụ (nếu có); các loại giấy tờ khác thuộc lĩnh vực hành chính.

- Quản lý con dấu và sử dụng dấu đúng qui định của Chi nhánh; quản lý văn bản theo quy định hiện hành.

- Đánh máy các văn bản cho lãnh đạo Chi nhánh, sao chụp các văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo Chi nhánh.

f) Công tác quản trị:

- Quản lý, khai thác website, sửa chữa, cài đặt phần mềm toàn bộ hệ thống máy, thiết bị văn phòng của Chi nhánh.

- Tham gia giám định, tham mưu cho Giám đốc việc thay thế, bổ sung máy, thiết bị văn phòng.

- Tổ chức phục vụ làm vệ sinh ở khu vực cơ quan, các phòng làm việc lãnh đạo Chi nhánh, phòng họp, tổ chức phục vụ hội họp của Chi nhánh.

- Quản lý và tổ chức hướng dẫn công tác phục vụ các nhà lưu trú trong phạm vi toàn Chi nhánh, đảm bảo đúng nội quy và quy định phục vụ.

- Hàng quý lập kế hoạch trang bị đồ dùng làm việc, văn phòng, lưu trú, sửa chữa phương tiện vận chuyển nội bộ.

- Có biện pháp quản lý, sử dụng điện, nước, thông tin an toàn, tiết kiệm để giảm chi tới mức cần thiết.

- Quản lý trực tiếp đội ngũ lái xe điều hành phương tiện phục vụ vận tải và công tác cứu viện kịp thời, an toàn.

- Thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa về phương tiện vận chuyển nội bộ, sửa chữa điện, nước, nhà cửa, và trang bị nội thất được giao.

- Tham mưu trình Giám đốc và bố trí nhà ở tập thể, nhà lưu trú hiện có của Chi nhánh đảm bảo hợp lý, hợp tình, phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của Chi nhánh, của Ngành.

g) Công tác Y tế:

- Tham gia lập kế hoạch chi phí về lĩnh vực y tế và các kế hoạch khác liên quan để Giám đốc quyết định hoặc tham mưu trình cấp có thẩm quyền duyệt. Xây dựng phương án bảo vệ và quản lý sức khoẻ người lao động theo kế hoạch sản xuất của Chi nhánh.

- Tham mưu cho Chi nhánh các việc có liên quan sức khoẻ người lao động khi bố trí công tác hoặc giải quyết chế  độ chính sách.

- Phối hợp thực hiện việc huấn luyện định kỳ cho người lao động, mạng lưới an toàn vệ sinh viên: về vệ sinh lao động, cách sơ cấp cứu tai nạn lao động, ốm đau đột xuất; Tổ chức tốt việc thường trực cấp cứu khi có tai nạn lao động xảy ra. 

- Phối hợp với các cơ sở Y tế trong và ngoài ngành để thực hiện việc khám sức khoẻ người lao động, khám tuyển, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp, khám sức khoẻ định kỳ; Làm tốt công tác phòng chống dịch, kiểm tra, giám sát đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm; Thực hiện công tác bảo vệ sức khoẻ lao động nữ, công tác dân số và kế hoạch hoá gia đình; Quản lý thai sản, môi trường lao động; Quản lý chặt chẽ hồ sơ sức khoẻ người lao động trong Chi nhánh.

- Xây dựng tủ thuốc của Chi nhánh theo quy định, mua sắm bảo quản trang thiết bị y tế, hướng dẫn cho CBCNV sử dụng thuốc an toàn, hợp lý kết hợp ứng dụng y học cổ truyền trong phòng và chữa bệnh;

- Theo dõi hướng dẫn việc tổ chức thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật (cơ cấu, định lượng hiện vật, cách tổ chức, cho những người làm việc trong điều kiện lao động có hại cho sức khoẻ).

- Lập, đổi, cấp phát kịp thời thẻ Bảo hiểm Y tế theo quy định (trừ việc thu hồi thẻ BHYT).  

- Thực hiện các nhiệm vụ khác thuộc lĩnh vực y tế do Giám đốc giao theo sự chỉ đạo của cơ quan y tế cấp trên.

h) Công tác phục vụ ăn uống:

Tổ chức phục vụ bữa ăn giữa ca cho CB-CNV tại cơ quan Chi nhánh, các hội nghị của Chi nhánh. Đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.

i) Các mặt công tác khác:

- Thay mặt Chi nhánh tổ chức việc thăm hỏi hiếu, hỷ với các cơ quan, đoàn thể, cá nhân và trong các mặt hoạt động xã hội, cứu trợ nhân đạo và phúc lợi khác (khi được Giám đốc uỷ quyền).

- Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng Chi nhánh, tham mưu cho Hội đồng thi đua khen thưởng Chi nhánh biểu dương người tốt, việc tốt, đề xuất bình xét các danh hiệu thi đua khen thưởng; Tuyên truyền mục đích, ý nghĩa trong các ngày lễ lớn, tuyên truyền thường xuyên các chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước.

k) Kiểm tra thường xuyên, đột xuất kết quả thực hiện nhiệm vụ và nghị quyết của Giám đốc đối với các bộ phận. Thông qua việc kiểm tra, kịp thời phát hiện các vướng mắc trong việc thực hiện các quy chế, quy định, đề xuất biện pháp sửa đổi bổ sung, ngăn ngừa kịp thời mọi diễn biến tiêu cực.

l) Nghiên cứu, điều tra, tham mưu giải quyết đơn thư tố cáo, khiếu nại của CBCNV trong và ngoài đơn vị có liên quan đến trách nhiệm quản lý của Chi nhánh theo quy định của pháp luật.

m) Tiếp nhận hồ sơ, điều tra, phân tích, tham mưu xử lý trách nhiệm cá nhân, tập thể vi phạm nội quy, quy chế của Chi nhánh.

3. Quyền hạn

a) Được thừa lệnh Giám đốc Chi nhánh ký các văn bản xác nhận lý lịch, đăng ký kết hôn, giấy nghỉ phép của CBCNV (trừ các trường hợp là lãnh đạo bộ phận), sao lục các văn bản về nghiệp vụ tổ chức cán bộ, lao động... để hướng dẫn thi hành; ký những giấy tờ thuộc lĩnh vực công tác hành chính như: sao gửi, giấy đi đường, thông báo lịch công tác của Giám đốc, giấy giới thiệu có nội dung được uỷ quyền của Giám đốc, thông báo nội bộ… và phổ biến các công văn, chỉ thị, mệnh lệnh của Nhà nước, của cấp trên và Chi nhánh đến các bộ phận, đề xuất biện pháp bổ cứu và theo dõi đôn đốc thực hiện.

b) Được yêu cầu CBCNV khai bổ sung hồ sơ, lý lịch khi cần thiết, nhận xét định kỳ hàng năm cán bộ Chi nhánh quản lý;

c) Được quyền yêu cầu các tập thể, cá nhân trực tiếp, hoặc liên quan cung cấp hồ sơ, tài liệu và khai báo các vụ việc vi phạm xảy ra tại các bộ phận trong Chi nhánh;

d) Lập biên bản đối với những đối tượng có hành vi cản trở ảnh hưởng đến công tác thanh, kiểm tra tại cơ sở; Lập biên bản đình chỉ hoặc tạm thời đình chỉ đối với các hoạt động sản xuất vi phạm quy trình uy hiếp đến an toàn máy móc thiết bị, điện, cháy nổ, an toàn lao động, báo cáo lãnh đạo Chi nhánh giải quyết;

e) Đề xuất với Hội đồng  thi đua Chi nhánh xét thưởng các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác chuyên môn nghiệp vụ phòng quản lý.